1. Pengertian Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :
Setiap system terdiri dari unsur-unsur.
Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Menurut Etimologi istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, System yang artinya himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama
Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli:
1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah stuktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.
3. C.W. Churchman
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C Hinggins
Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Dari pengertian diatas dapat kami simpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen atau elemen yang saling berhubungan atau saling terikat satu sama lain yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
2. Ruang Lingkup Sistem Informasi
Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut, sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.
Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989).
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995).
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
3. Tipe Sistem
Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
• Atas dasar keterbukaan:
1. Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ;yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol olehsatu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakatn modern.
2. sistem tertutup, sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
• Atas dasar komponen:
1. Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi. merupakan sistem yang ada secara fisik, sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)
2. Sistem non-fisik atau konsep, sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)
4. Sub Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem.
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Yanpa tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
b. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selajutnya menjadi bahan yang diperoses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya: permintaan jasa pelanggan).
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e. Batas
Yang disebut batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem . sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah took kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh: dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bias berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau merugikan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
5. Sistem dan Organisasi
Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output.
Definisi behavioral organisasi adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik.
Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:
• meningkatkan kinerja organisasi melalui:
o peningkatan produktivitas
o pengurangan biaya
o peningkatan pengambilan keputusan
o peningkatan layanan ke pelanggan
o pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
• mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi
• mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
• meng-integrasikan subsistem-subsistem
System Informasi dapat Mempengaruhi Organisasi
Teori ekonomi.
• IT mengganti biaya modal dan biaya informasi
• Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya modal dan tenaga kerja
• Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi.
• IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar disbanding membuat sendiri produk dan jasanya.
• Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.
• IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.
Teori Behavioral
• IT membuat organisasi lebih ramping.
• IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan biaya informasi
• memperluas distribusi informasi
• mempercepat proses pengambilan keputusan
• memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa pengawasan dan meningkatkan efisiensi manajemen
• Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat
Pada organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada pengetahuan dan kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja professional cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi lebih terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar secara luas.
Teknologi informasi mendorong jaringan task force organisasi dimana kelompok-kelompok professional bertemu baik langsung maupun melalui media elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada organisasi virtual, yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, asset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi atau lokasi fisik.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
HUBUNGAN ANTARA SISTEM INFORMASI DENGAN ORGANISASI
Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini akan dijelaskan :
1. Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi
Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan �computing power� dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.
Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran besar.
Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan jaringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sistem informasi telah menjadi bagian integral, on-line, dan interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika sistem ini runtuh.
2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.
Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part. Automobile adalah sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok pendukung yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer: keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.
Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem informasi seperti programer, sistem analis, project leader, manajer sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software maupun hardware.
Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompok sistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.
Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi, kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugas analis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam persyaratan sistem dan informasi.
Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatif dan departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai (users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi.
3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi
Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.
Sekilas, jawaban dari pertanyaan �Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi?� tampaknya sangat sederhana. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. Meskipun respon-respon yang demikian secara umum benar untuk masa-masa yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem.
Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahan dalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter. Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayanan yang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yang terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran menjadi alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002).
Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat mudah �Mengapa or,ganisasi mengadopsi sistem?� adalah sangat kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung dalam organisasi.
Gambar 1. menggambarkan model dan proses pengembangan sistem yang memasukan beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang mengapa organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok faktor-faktor lingkungan eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.
Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya yang lain, persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan regulasi pemerintah (Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini dapat dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama, lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor untuk keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan permintaan produk-produk tertentu.
Gambar 1: Model pengembangan sistem dengan mempertimbangkan faktor-faktor lain
(Sumber: Laudon, K.C. & Jane P. Laudon, dalam Husein dan Wibowo, 2002)
Faktor institusional adalah faktor internal organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup tata nilai (value), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi. Sebagai contoh adalah manajemen puncak dapat memutuskan bahwa perusahaan perlu menerapkan sistem kontrol yang lebih ketat terhadap proses persediaan, dan oleh sebab itu memutuskan untuk membangun sistem informasi persediaan (inventory information systems). Sistem itu kemudian diadopsi, dikembangkan, dan dioperasikan hanya untuk keperluan internal dan alasan-alasan kelembagaan.
SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI
Organisasi adalah strukur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya lingkungan dan memproses untuk menciptakan output.
Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi dan Perusahaan
1. Dampak Ekonomi
Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.
2. Dampak Organisasi dan Perilaku
a) Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki
dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen
b) Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada
pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.
c) Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan.
Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.
3. Internet dan Organisasi
Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.
4. Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi
Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :
• Lingkungan dimana organisasi berfungsi
• Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis
• Budaya dan politik organisasi
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
• Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem
• Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya.
Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Model Daya Kompetitif PORTER adalah mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan dalam membentuk nasib perusahaan :
1. Pesaing traditional
2. Pemain baru di pasar
3. Produk dan jasa pengganti
4. Pelanggan
5. Pemasok
Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif :
1. Kepemimpinan harga rendah, yaitu untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan
2. Diferensiasi produk, yaitu menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk dan jasa baru
3. Berfokus pada peluang pasar, yaitu untuk memungkinkan strategi fokus pada peluang pasar, spesilisasi
4. Menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok, yaitu untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetian pelanggan dan pemasok.
Model Rantai Nilai Bisnis
yaitu menekankan aktivitas khusus pada bisnis dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan baik dimana sistem informasi paling mungkin memiliki dampak strategis.
* Aktivitas rantai nilai bisnis ini digolongkan sebagai berikut :
1. Aktivitas utama : terkait langsung dengan produksi dan distribusi produk dan jasa yang menciptakan nilai bagi pelanggan
2. Aktivits pendukung : membuat pengirman aktivitas utama dapat terjadi terdiri atas infrastruktur organisasi, SDM, tekhnologi dan pembelian
* Jaring Nilai
adalah sekumpulan perusahaan independent menggunakan Teknologi Informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk memproduksi produk/ jasa untuk pasar secara kolektif.
Keuntungan strategis untuk menghubungkan rantai nilai akan membangun suatu sistem antara pemaok, mitra yang strategis dan pelanggan :
memudahkan pemasok untuk menampilkan barang dan membuka toko pada situs
Memudahkan pelanggan untuk membayar hutang
Mengembangkan siatem yang mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelanggan
Mengembangkan sistem pelacakan pengiriman kepada pelanggan.
* Sinergi, Kompetensi inti, dan Strategi berdasarkan Jaringan
Sinergi adalah pengikat pengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar bertindak sebagai kesatuan untuk mengurangi baiay dan menghasilkan keuntungan.
Kompetensi Inti adalah aktivitas perusahaan kelas dunia mengenai pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman bertahun-tahun untuk mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada.
Strategi berdasarkan Jaringan adalah situs yang digunakan perusahaan untuk membangun komunitas kesetiaan pelanggan, kesenangan, dan membangun ikatan unik pada pelanggan.
Menggunakan Sistem untuk Keunggulan Kompetitif : Permasalahan Manajemen
1. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Sisten strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Setiap perusahaan membutuhkan sistem informasi yang bertahan lama dalam bisnis untuk keberhasilan di masa depan.
2. Melakukan Analisis Sistem Strategis
Dengan menggunakan sistem informasi, manajer harus menanyakan hal berikut :
a. Bagaimana struktur industri dimana perusahaan terletak?
b. Bagaimana rantai nilai bisnis, perusahaan, dan industri untuk perusahaan ini?
3. Mengelola Perubahan Strategis
Perubahan ini mempengaruhi elemen sosial maupun elemen teknis organisasi , yang diikuti mengaburnya batasan organisasi, baik eksternal maupun internal.
Praktik Aplikasi SIM
1. Menganalisis Strategi Kompetitif
2. Meningkatkan Pembuatan Keputusan, menggunakan Basis Data untuk
Menjelaskan Strategi Bisnis
3. Menigkatkan Pembuatan Keputusan, menggunakan Peralatan Web untuk
SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, MANAJEMEN DAN STRATEGI
Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output. Definisi behavioral organisasi adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik.
Fitur fitur Umum Organisasi
Organisasi adalah birokrasi yang memiliki fitur-fitur “struktural” tertentu. Birokrasi yaitu organisasi formal yang memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja, prosedur, dan aturan abstrak, dan pengambilan keputusan yang bersifat netral yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar kenaikan pangkat karyawan.
Karakteristik struktural semua organisasi :
1. pembagian tenaga kerja secara jelas
2. hierarki
3. prosedur dan aturan yang eksplisit
4. keputusan-keputusan yang bersifat netral
5. dasar kualifikasi teknis untuk posisi jabatan
6. efisiensi organisasi maksimum
Rutinitas Dan Proses Bisnis
Organisasi memiliki kegiatan menyerap sumberdaya , mengolah serta memproduksi. rutinitas, merupakan SOP (Standar Operating Procedures) yang biasanya terdiri dari aturan, prosedur serta praktik yang telah dikembangkan untuk memenuhi keadaan yang diharapkan. Proses bisnis, merupakan sekumpulan dari rutinitas. Dengan mengamati proses bisnis kita akan dapat melihat/memahami bagaimana bisnis dalam perusahaan bekerja.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
Prosedur standar pengoperasian, aturan-aturan, prosedur dan praktik-praktik yang seksama yang dikembangkan oleh organisasi untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi.
Politik organisasi, perbedaan-perbedaan ini menjadi persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik, persaingan, dan konflik di dalam organisasi. Hambatan politik adalah salah satu dari sekian banyak kesulitan terbesar untuk membawa perubahan organisasi, khususnya perkembangan sistem informasi yang baru.
Kultur organisasi adalah kumpulan asumsi fundamental seperti itu mengenai produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, di mana, dan untuk siapa.
Fitur fitur Khusus Organisasi
Fitur-fitur khusus organisasi meliputi struktur, sasaran, konstituensi, gaya kepemimpinan, tugas-tugas, dan lingkungan sekitar yang berbeda.
A. Tipe Organisasi
Struktur pengusaha, struktur sederhana dan dikelola oleh pengusaha yang bertindak sebagai direktur pelaksana tunggal. Contoh bisnis kecil baru.
Birokrasi mesin, birokrasi besar yang ada di lingkungan yang lambat berubah, menghasilkancommon Organisasi, semua organisasi memiliki beberapa fitur "struktural" serupa.
Birokrasi divisional, kombinasi dari bergam birokrasi mesin, masing-masing menghasilkan produk dan layanan yang berbeda, semuadikendalikan dari kantor pusat. Contohnya Perusahaan-perusahaan Fortune 500.
Birokrasi professional, organisasi berbasis pengetahuan di mana bentuk barrang-barang produksi dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan para professional. Contohnya perusahaan hukum, rumah sakitadhokrasi, organisasi ‘satuan tugas’ yang harus merespon lingkungan yang berubah dengan pesat. Misalnya perusahaan konsulatan.
B. Lingkungan
Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan bergantung pada lingkungan social dan fisik disekitarnya. Di sisi lain, organisasi bias mempengaruhi lingkungannya. Perbedaan-perbedaan lain diantara organisasi antara lain :
Sasaran utama yang hendak dicapai dan tipe kekuatan yang digunakan untuk mencapainya. Ada yang menggunakan sasaran koersif (penjara) dan sasaran praktis (bisnis). Ada juga yang menggunakan sasaran normative (universitas).
Organisasai melayani kelompok dan memiliki wilayah yang beragam, sebagian memberi keuntungan bagi anggotanya, sebagian lagi memberikan keuntungan kepada klien, pemegang saham atau publiknya.
Sifat kepemimpinan dari tiap-tiap organisasi sangat berbeda satu sama lain. Satu organisasi mungkin cenderung demokratis atau otoriter daripada lainnya.
Tugas-tugas yang dijalankan dan teknologi yang digunakan. Sebagian organisasi menjalankan tugas-tugas rutin utama yang bias dikurangi menjadi aturan-aturan formal yang memerlukan sedikit keputusan, sementara yang lainnya memiliki tugas utama nonrutin.
PERUBAHAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
(a) Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan Teknologi Informasi
Salah satu cara agar organisasi bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi digunakan yaitu melalui keputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan organisasional dari system, siapa yang akan mendesain, membangun dan memelihara infrastruktur IT organisasi. Uniot yang bertanggung jawab memelihara layanan teknologi (hardware, software, data storage, dan network) disebut departemen system informasi.
Departemen system informasi terdiri dari para ahli, seperti programmer, analis system. Pemimpin proyek, dan manajer system informasi. Programmer adalah ahli teknis terlatih yang membuat instruksi perangkata lunak pada computer. Analis system bertugas menyususn hubungan antar kelompok system informasi dan kelompok-kelompok lain dalam organisasi. Manajer system informasi adalah pemimpin dari beragam ahli pada departemen system informasi.
Selain itu ada juga Chief information officer (CIO) dan end-user. CIO tergolong manajer senior yang bertugas mengepalai fungsi system informasi di dalam perusahaan. Sedangkan end-user adalah perwakilan di luar kelompok system informasi sebagai objek sasaran pengembangan aplikasi.
(b) Bagaimana system informasi mempengaruhi organisasi
Teori ekonomi.
• IT mengganti biaya modal dan biaya informasi
• Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya modal dan tenaga kerja
• Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi.
• IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar disbanding membuat sendiri produk dan jasanya.
• Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.
• IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.
Teori Behavioral
• IT membuat organisasi lebih ramping.
• IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan biaya informasi
• memperluas distribusi informasi
• mempercepat proses pengambilan keputusan
• memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa pengawasan dan meningkatkan efisiensi manajemen
• Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat
Pada organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada pengetahuan dan kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja professional cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi lebih terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar secara luas.
Teknologi informasi mendorong jaringan task force organisasi dimana kelompok-kelompok professional bertemu baik langsung maupun melalui media elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada organisasi virtual, yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, asset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi atau lokasi fisik.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
(c) Internet dan Organisasi
Internet meningkatkan aksesbilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Internet mampu secara dramatis menekan biaya transaksi dan agensi. Bisnis secara cepat membangun kembali sebagian proses bisnis intinya melalui teknologi internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen pokok bagi infrastruktur teknologi informasi. Jika jaringan lebih dimanfaatkan secara efisien, hasilnya berupa proses bisnis lebih mudah dilakukan, karyawan yang dibutuhkan lebih sedikit, dan organisasi menjadi lebih ramping daripada waktu lalu.
MANAJER, PENGAMBILAN KEPUTUSAN, DAN SISTEM INFORMASI
Peran manajer dalam organisasi
Tanggung jawab seorang manajer meliputi pengambilan keputusan, membuat laporan, menghadiri pertemuan, mengatur perayaan-perayaan. Untuk lebih memahami fungsi-fungsi manajerial dan perannya kita bias meneliti mdel-model klasik dan kontemporer dari perilaku manajerial.
Model klasik manajemen, deskripsi tradisional dari manajemen yang berfokus pada fungsi-fungsi formal dari manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan pengendalian. Model behavioral mendeskripsikan manajemen berdasar observasi dari apa yang sesungguhnya dilakukan oleh manajer dalam pekerjaan.
Peran manajerial adalah aktivitas yang harus dijalankan manajer dalam esbuah organisasi. Dikategorikan menjadi: interpersonal, informasional, dan desicional. Peran interpersonal ditujukan untuk peran manajerial di mana manajer bertindak sebagai figure kepala dan pemimpin organisasi. Peran informasional lebih mengacu kearah peran manajerial di mana manjer menjadi pusat nadi organisasi, menerima dan menyebarkan informasi penting. Sedangkan peran desicional lebih kepada peran manajerial dimana manajer menginisiasi aktivitas, menangani kesulitan, mengalokasikan sumber-sumber, dan menegosiasikan konflik.
Manajer dan pengambilan keputusan
System informasi telah membantu manajer untuk mengkomunikasikan dan mendistribusikan informasi, namun hanya memberi bantuan terbatas untuk pengambilan keputusan manajemen.
Model pengambilan keputusan :
• model rasional, model perilaku manusia berdasarkan keyakinan bahwa orang-orang, organisasi, dan bangsa menjalankan kalkulasi pemaksimalan niali, yang seacra mendasar konsisten
• model organisasional, model-model pengambilan keputusan yang memperhitungkan karakteristik politik dan structural dari organisasi
• model birokrasi, Apa pun yang dilakukan organisasi adalah hasil dari rutinitas dan adanya proses bisnis yang terasah oleh penggunaan aktif selama bertahun-tahun
Implikasi bagi Desain dan Pemahaman Sistem Informasi
Faktor yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sebuah sistem baru:
• Lingkungan dimana organisasi harus berfungsi
• Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis
• budaya dan politik Organisasi
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
• Kelompok-kelompok utama terkait yang mempengaruhi sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan sistem tersebut
• Jenis-jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang untuk membantu sistem informasi
Karakteristik untuk diingat ketika Merancang Systems:
1. Fleksibilitas dan beberapa pilihan untuk mengevaluasi penanganan data dan informasi
2. Kemampuan untuk mendukung berbagai gaya, keterampilan, dan pengetahuan manajemen.
3. Kemampuan untuk melacak banyak alternatif dan konsekuensi
4. Kepekaan terhadap birokrasi organisasi dan persyaratan politik
SISTEM INFORMASI DAN STRATEGI BISNIS
Sistem informasi strategis, sistem komputer yang digunakan level organisasi untuk mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa, atau relasi lingkungan untuk membantu organisai meraih keunggulan kompetitif.
Keputusan strategi bisnis dari perusahaan tergantung pada:
• Produk dan jasa yang dhasilkan perusahaan
• Industri di mana perusahaan bersaing
• Pesaing, pemasok, dan pelanggan dari perusahaan
• Tujuan jangka panjang dari perusahaan
Strategi level Bisnis: Model Rantai Nilai
Strategi yang paling umum untuk level ini adalah:
1. menjadi penghasil produk dengan biaya produksi yang rendah
2. mendiferensiasikan produk dan jasa
3. mengubah lingkup persaingan baik dengan cara memperluas pasar sampai ke pasar global maupun dengan mempersempit pasar.
Model rantai nilai, model yang memberi perhatian pada aktivitas primer dan pendukung yang menambah nilai bagi produk dan jasa perusahaan di mana sistem informasi paling baik diterapkan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
Aktivitas primer yaituaktivitas yang langsung berhubungan dengan produksi dan distribusi produk perusahaan atau jasa. Sedangkan aktivitas pendukung adalah aktivitas yang memungkinkan pelaksanaan aktivitas primer. Terdiri dari infrastruktur organisasi, sumber daya manusia, teknologi, dan pengadaan.
Nilai web mengacu ke jaringan pelanggan-terkendali pada perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilainya agar secara kolektif menghasilkan produk atau jasa kepada pasar.
Produk dan Jasa Sistem Informasi
System yang menciptakan diferensiasi produk:
• Perusahaan dapat menggunakan IT untuk mengembangkan produk-produk berbeda.
• Menciptakan loyalitas merek dengan mengembangkan produk yang unik dan baru dan jasa
• Produk dan jasa tidak mudah diduplikasi oleh pesaing. Contohnya, Dell Corporation.
Sistem yang Mendukung Ceruk Pasar
Analisis intensif menggunakan data pelanggan untuk mendukung cara-cara baru menghubungi dan melayani pelanggan yang memungkinkan untuk mengembangkan ceruk pasar baru untuk produk atau jasa khusus. Contohnya, program frequent guest Hotel Wyndam
Supply Chain Management dan Sistem Respon Pelanggan Efisien
Sistem yang menghubungkan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai pemasok dan konsumen. System yang secara langsung menghubungkan kembali perilaku konsumen ke distributor, produksi, dan supply chain. Contoh: Wal-Mart menghubungkan langsung pembelian pelanggan ke pemasok hampir saat itu juga. pekerjaan pemasok adalah untuk memastikan produk yang dikirim ke toko untuk menggantikan produk yang dibeli.
IT pada level organisasi digunakan untuk menghindari beralihnya konsumen ke pemasok lain dan mengikat mereka pada perusahaan. Biaya penggantian adalah biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan atau perusahaan untuk waktu dan sumber daya yang terbuang sewaktu berganti dari satu pemasok atau ke sistem pemasok atau sistem pesaing. Contohnya, Baxter International.
Strategi level-perusahaan dan Teknologi Informasi
Memperluas kompetensi inti, kegiatan di mana perusahaan unggul sebagai pemimpin kelas dunia. Sistem informasi mendorong berbagi pengetahuan di seluruh unit bisnis dan karenanya perusahaan meningkatkan kompetensi.
Strategi level-industri dan Sistem Informasi: kekuatan-kekuatan kompetitif dan perekonomian jaringan. Perusahaan beroperasi di lingkungan lebih besar yang terdiri dari perusahaan lain, pemerintah, dan bangsa. Kemitraan informasi, aliansi kerjasama yang dilakukan oleh dua atau lebih perusahaan yang bertujuan berbagi informasi untuk memperoleh keuntungan strategis. Membantu perusahaan mendapatkan akses ke pelanggan baru, menciptakan peluang-peluang baru untuk cross-selling dan penargetan produk.
Model lima kekuatan Porter
Dalam lingkungan yang lebih besar, terdapat lima kekuatan utama atau ancaman:
• Pasar baru pendatang
• Produk dan jasa pengganti
• Pemasok
• Pelanggan
• Perusahaan lain yang bersaing secara langsung
Model kekuatan kompetitif, model yang digunakna untuk menjelaskan interaksi dari pengaruh-pengaruh eksternal, ancaman-ancaman khusus dan peluang-peluang, yang mempengaruhi strategi dan kemampuan organisasi dalam bersaing. Teknologi internet telah mempengaruhi struktur industri dengan
• Memberikan teknologi yang mempermudah para pesaing untuk berkompetisi dalam hal harga dan para pemain baru pada pasar.
• Meingkatkan informasi yang tersedia bagi pelanggan dalm hal harga sehingga meningkatkan bargaining powernya.
• Menurunkan kekuatan pemasok
• Barang-barang substitusi
Ekosistem bisnis
IT memainkan peran yang kuat dalam menciptakan bentuk-bentuk baru produk ekosistem bisnis. Ekosistem bisnis adalah jaringan pemasok, distributor, perusahaan outsourcing, perusahaan jasa transportasi, dan teknologi manufaktur yang saling berkaitan. Sebagai contoh, Microsoft: 1 milyar PC di seluruh dunia dan ratusan ribu bisnis bergantung pada platform Microsoft. EBay: Jutaan orang dan ribuan perusahaan bisnis menggunakan platform ini. Wal-Mart: Enterprise sistem yang digunakan oleh pemasok untuk meningkatkan efisiensi
Jaringan Ekonomi
Produk dan layanan IT menunjukkan efek jaringan yang kuat dan berpotensi menciptakan situasi "winner take all". Jaringan menyebabkan biaya yang dikeluarkan untuk menambah partisipan lainnya nol atau sedikit, sebaliknya keuntungan yang diperoleh bisa semakin besar. Bertentangan dengan hukum penurunan laba pada produk industri dan pertanian. Contohnya, Nilai dari Internet tumbuh secara eksponensial dengan kenaikan linier pengguna. Karena perangkat lunak tertentu dapat menjadi standar (seperti sistem operasi Windows atau Windows Office), orang bisa terkunci ke dalam standar dan nilai Windows tumbuh karena semakin banyak orang yang menggunakannya.
Strategi yang bagus, menggunakan IT untuk membangun produk dan jasa yang menyebabkan efek jaringan. Peluang manajemen, Perusahaan menghadapi perkembangan IT berbasis peluang untuk mendapatkan keunggulan strategis.
Tantangan Manajemen
• Beberapa perusahaan menghadapi rintangan besar dalam menerapkan sistem kontemporer.
• Setelah keuntungan tercapai, ada kesulitan dalam mempertahankan keunggulan.
• Organisasi sering tidak dapat berubah untuk mengakomodasi teknologi baru dengan cukup cepat
Pedoman Penyelesaian melakukan analisis sistem strategis
• Memahami struktur dan dinamika persaingan industri dimana perusahaan beroperasi.
• Memahami rantai nilai bisnis, perusahaan, dan industri
• Mempertimbangkan bagaimana perusahaan dapat mengelola "peralihan strategis" sebagai usaha untuk menerapkan sistem yang memberikan keunggulan kompetitif.
Sistem Organisasi
1111
NovemberNovember
Organisasi sebagai sebuah sistem
Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain - lain. Tujuan disini dapat di definisikan sebagai output, dan untuk menjadi output di perlukan input. Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang, informasi dan lain - lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di perlukan banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi struktural yang ada sebagai contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan lain -lain. Proses berjalan sampai menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama berjalan. Diharapkan data dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap fungsi departemen dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja sama dapat kita namakan dengan istilah business process. Business process akan berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.
Organisasi bukan sekedar shared vision, strategy, structure, system, style, staff and skills. Organisasi bisa dilihat sebagai sistem sosial, ini cara paling pas melihat organisasi dari perspektif lebih lebar. Inilah cara menterjemahkan "patterns" dan "events". Pada masa lalu, kita melihat organisasi hanya fokus pada bagian-bagian tertentu. Bila sebuah departemen bekerja bagus sendiri dan tak terkoneksi dengan departemen lainnya, akibatnya organisasi akan menderita.
Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam organisasi, khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat dan daerah, mandor dan buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli pada apa yang bekerja di dalam organisasi dan feedback. Jadi, bila ada persoalan dalam organisasi, manajer tidak serta merta fokus pada persoalan yang dilaporkan, melainkan melihat pola keterkaitan yang lebih besar. Manajer lebih fokus pada hasil yang ingin dicapai organisasi. Caranya, manajer lebih fokus pada struktur yang bisa menciptakan perilaku yang mempengaruhi tindakan -- dibandingkan reaktif pada tindakan-tindakan yang selalu berulang sejak masa lalu.
Ø Teori Sistem dan Berfikir Sistem
Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks adalah teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem. Salah satu alat bantu analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir sistem adalah sebuah cara membantu seseorang melihat dunia -- termasuk organisasi -- dari perspektif yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan dibandingkan melihat tindakan secara khusus. Cara pandang yang luas membantu menemukenali isu-isu yang mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.
Ø Karakter Sistem
Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan struktur bukan penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku yang bermacam-macam, dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan. Kerapkali, kita hanya melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah tindakan-tindakan yang reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar.
Seringkali di dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah sistem dan hanya merespon bagian-bagian di dalam sistem atau memilah bagian-bagian dari sebuah topik. Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang sebuah gajah, maka Anda tak mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil.
Sistem memiliki batas maksimum. Bila kita mencoba menciptakan sistem yang lebih besar, maka sistem itu akan memecah diri untuk mencapai kestabilan baru. Terlalu sering di dalam organisasi, kita selalu mencoba tumbuh dan membesar -- sampai batas sistemnya. Pada titik ini, kita lagi-lagi hanya melihat tindakan, bukan perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya. Jadi kita hanya berfikir jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru.
Ciri sistem yang lain yaitu sistem cenderung mencari keseimbangan di lingkungannya. Sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya, cenderung cepat mencapai batasnya seperti feedback dari client atau pelanggan.
Relasi sirkular hidup antara keseluruhan sistem dan bagian-bagiannya. Coba perhatikan sebuah organisasi biasanya selalu mengalami problem yang sama dan terus berulang. Problem senantiasa melingkar di dalam organisasi. Dan pada gilirannya, anggota organisasi bisa menemu-kenali pola berulang tapi tidak bisa menemukan si siklusnya sendiri. Bila kita bisa menemukan siklus dan sirkularnya, kita bisa melakukan intervensi yang sistemik.
ORGANISASI SEBAGAI SISTEM SOSIAL
Seperti telah dibahas sebelumnya, bahwa pengertian organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Sedangkan pengertian dari sosial adalah manusia yang berkaitan dengan masyarakat dan para anggotanya(dikutip dari W3dictionary). Dengan demikian system sosial merupakan orang-orang dalam masyarakat dianggap sebagai sistem yang disusun oleh karakteristik dari suatu pola hubungan dimana sistem tersebut bekerja untuk mewujudkan keinginannya. Beberapa hal yang menggambarkan organisasi sebagai system social antara lain dengan adanya organisasi social dan organisasi social.
Perilaku organisasi adalah telaah dan penerapan pengetahuan tentang bagaimana orang bertindak di dalam organisasi. Dengan demikian dalam kaitannya dengan organisasi sebagai sistem sosial maka kajian perilaku organisasi mencakup berbagai aspek seperti : publik, bisnis, sosial dll. Sebagai contoh PSSI (Persatuan Sepakbola Seluruh Indonesia) sebagai organisasi yang bergerak dibidang olahraga sepakbola tidak hanya terpaku pada satu aspek kajian yaitu sepakbola. Bidang – bidang lain juga harus dikaji untuk memajukan organisasi dan mencapai tujuannya memajukan sepakbola Indonesia. Aspek yang dikaji antara lain aspek bisnis, publik dll. Mungkin anda bertanya,”Apa kaitan sepakbola dengan bisnis?”. Pada Zaman sekarang ini olahraga khususnya sepakbola memiliki kaitan dengan aspek bisnis contohnya hak siar televise, iklan sponsor yang dapat menghasilkan income. Kemudian apa hubungannya dengan social? Dalam aspek bisnis, masyarakat merupakan pasar. Sedangkan dalam bidang olahraga masyarakat adalah factor pendukung dimana masyarakat itu sendiri adalah bagian dari social.
Berdasarkan contoh di atas, kita tahu bahwa hampir semua pekerjaan dilakukan dalam lingkup sosial. Begitupula dengan organisasi, organisasi akan berjalan dengan baik jika diaturr dengan sistem yang baik sehingga cakupan sosial didalamnya dapat bekerja sesuai pakem yang telah diatur dalam suatu sistem. Cakupan social yang dimaksud adalah pekerjaan, komunikasi serta koordinasi yang dilakukan dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.
Faktor faktor Organisasi antara lain(menurut John Willey)
Manusia
Teknologi yang digunakan
Tugas/ kerja
Budaya organisasi
Manusia merupakan salah satu factor penting dalam organisasi. Manusia itu sendiri merupakan makhluk social. Dan dalam organisasi manusia bekerja tidak sendiri, maka manusia melakukan komunikasi serta koordinasi dalam bekerja. Dengan demikian aspek social tidak dapat dipisahkan dari organisasi. Dan dapat dikatakan juda bahwa Sistem social itu juga merupakan organisasi dan sebaliknya.
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :
Setiap system terdiri dari unsur-unsur.
Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Menurut Etimologi istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, System yang artinya himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama
Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli:
1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah stuktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.
3. C.W. Churchman
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C Hinggins
Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Dari pengertian diatas dapat kami simpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen atau elemen yang saling berhubungan atau saling terikat satu sama lain yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
2. Ruang Lingkup Sistem Informasi
Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut, sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.
Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989).
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995).
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
3. Tipe Sistem
Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
• Atas dasar keterbukaan:
1. Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ;yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol olehsatu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakatn modern.
2. sistem tertutup, sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
• Atas dasar komponen:
1. Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi. merupakan sistem yang ada secara fisik, sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)
2. Sistem non-fisik atau konsep, sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)
4. Sub Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem.
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Yanpa tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
b. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selajutnya menjadi bahan yang diperoses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya: permintaan jasa pelanggan).
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e. Batas
Yang disebut batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem . sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah took kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh: dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bias berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau merugikan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
5. Sistem dan Organisasi
Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output.
Definisi behavioral organisasi adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik.
Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:
• meningkatkan kinerja organisasi melalui:
o peningkatan produktivitas
o pengurangan biaya
o peningkatan pengambilan keputusan
o peningkatan layanan ke pelanggan
o pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
• mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi
• mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
• meng-integrasikan subsistem-subsistem
System Informasi dapat Mempengaruhi Organisasi
Teori ekonomi.
• IT mengganti biaya modal dan biaya informasi
• Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya modal dan tenaga kerja
• Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi.
• IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar disbanding membuat sendiri produk dan jasanya.
• Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.
• IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.
Teori Behavioral
• IT membuat organisasi lebih ramping.
• IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan biaya informasi
• memperluas distribusi informasi
• mempercepat proses pengambilan keputusan
• memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa pengawasan dan meningkatkan efisiensi manajemen
• Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat
Pada organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada pengetahuan dan kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja professional cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi lebih terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar secara luas.
Teknologi informasi mendorong jaringan task force organisasi dimana kelompok-kelompok professional bertemu baik langsung maupun melalui media elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada organisasi virtual, yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, asset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi atau lokasi fisik.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
HUBUNGAN ANTARA SISTEM INFORMASI DENGAN ORGANISASI
Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini akan dijelaskan :
1. Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi
Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan �computing power� dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.
Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran besar.
Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan jaringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sistem informasi telah menjadi bagian integral, on-line, dan interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika sistem ini runtuh.
2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.
Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part. Automobile adalah sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok pendukung yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer: keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.
Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem informasi seperti programer, sistem analis, project leader, manajer sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software maupun hardware.
Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompok sistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.
Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi, kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugas analis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam persyaratan sistem dan informasi.
Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatif dan departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai (users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi.
3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi
Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.
Sekilas, jawaban dari pertanyaan �Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi?� tampaknya sangat sederhana. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. Meskipun respon-respon yang demikian secara umum benar untuk masa-masa yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem.
Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahan dalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter. Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayanan yang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yang terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran menjadi alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002).
Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat mudah �Mengapa or,ganisasi mengadopsi sistem?� adalah sangat kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung dalam organisasi.
Gambar 1. menggambarkan model dan proses pengembangan sistem yang memasukan beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang mengapa organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok faktor-faktor lingkungan eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.
Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya yang lain, persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan regulasi pemerintah (Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini dapat dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama, lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor untuk keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan permintaan produk-produk tertentu.
Gambar 1: Model pengembangan sistem dengan mempertimbangkan faktor-faktor lain
(Sumber: Laudon, K.C. & Jane P. Laudon, dalam Husein dan Wibowo, 2002)
Faktor institusional adalah faktor internal organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup tata nilai (value), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi. Sebagai contoh adalah manajemen puncak dapat memutuskan bahwa perusahaan perlu menerapkan sistem kontrol yang lebih ketat terhadap proses persediaan, dan oleh sebab itu memutuskan untuk membangun sistem informasi persediaan (inventory information systems). Sistem itu kemudian diadopsi, dikembangkan, dan dioperasikan hanya untuk keperluan internal dan alasan-alasan kelembagaan.
SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI
Organisasi adalah strukur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya lingkungan dan memproses untuk menciptakan output.
Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi dan Perusahaan
1. Dampak Ekonomi
Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.
2. Dampak Organisasi dan Perilaku
a) Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki
dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen
b) Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada
pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.
c) Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan.
Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.
3. Internet dan Organisasi
Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.
4. Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi
Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :
• Lingkungan dimana organisasi berfungsi
• Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis
• Budaya dan politik organisasi
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
• Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem
• Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya.
Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Model Daya Kompetitif PORTER adalah mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan dalam membentuk nasib perusahaan :
1. Pesaing traditional
2. Pemain baru di pasar
3. Produk dan jasa pengganti
4. Pelanggan
5. Pemasok
Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif :
1. Kepemimpinan harga rendah, yaitu untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan
2. Diferensiasi produk, yaitu menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk dan jasa baru
3. Berfokus pada peluang pasar, yaitu untuk memungkinkan strategi fokus pada peluang pasar, spesilisasi
4. Menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok, yaitu untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetian pelanggan dan pemasok.
Model Rantai Nilai Bisnis
yaitu menekankan aktivitas khusus pada bisnis dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan baik dimana sistem informasi paling mungkin memiliki dampak strategis.
* Aktivitas rantai nilai bisnis ini digolongkan sebagai berikut :
1. Aktivitas utama : terkait langsung dengan produksi dan distribusi produk dan jasa yang menciptakan nilai bagi pelanggan
2. Aktivits pendukung : membuat pengirman aktivitas utama dapat terjadi terdiri atas infrastruktur organisasi, SDM, tekhnologi dan pembelian
* Jaring Nilai
adalah sekumpulan perusahaan independent menggunakan Teknologi Informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk memproduksi produk/ jasa untuk pasar secara kolektif.
Keuntungan strategis untuk menghubungkan rantai nilai akan membangun suatu sistem antara pemaok, mitra yang strategis dan pelanggan :
memudahkan pemasok untuk menampilkan barang dan membuka toko pada situs
Memudahkan pelanggan untuk membayar hutang
Mengembangkan siatem yang mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelanggan
Mengembangkan sistem pelacakan pengiriman kepada pelanggan.
* Sinergi, Kompetensi inti, dan Strategi berdasarkan Jaringan
Sinergi adalah pengikat pengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar bertindak sebagai kesatuan untuk mengurangi baiay dan menghasilkan keuntungan.
Kompetensi Inti adalah aktivitas perusahaan kelas dunia mengenai pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman bertahun-tahun untuk mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada.
Strategi berdasarkan Jaringan adalah situs yang digunakan perusahaan untuk membangun komunitas kesetiaan pelanggan, kesenangan, dan membangun ikatan unik pada pelanggan.
Menggunakan Sistem untuk Keunggulan Kompetitif : Permasalahan Manajemen
1. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Sisten strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Setiap perusahaan membutuhkan sistem informasi yang bertahan lama dalam bisnis untuk keberhasilan di masa depan.
2. Melakukan Analisis Sistem Strategis
Dengan menggunakan sistem informasi, manajer harus menanyakan hal berikut :
a. Bagaimana struktur industri dimana perusahaan terletak?
b. Bagaimana rantai nilai bisnis, perusahaan, dan industri untuk perusahaan ini?
3. Mengelola Perubahan Strategis
Perubahan ini mempengaruhi elemen sosial maupun elemen teknis organisasi , yang diikuti mengaburnya batasan organisasi, baik eksternal maupun internal.
Praktik Aplikasi SIM
1. Menganalisis Strategi Kompetitif
2. Meningkatkan Pembuatan Keputusan, menggunakan Basis Data untuk
Menjelaskan Strategi Bisnis
3. Menigkatkan Pembuatan Keputusan, menggunakan Peralatan Web untuk
SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, MANAJEMEN DAN STRATEGI
Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output. Definisi behavioral organisasi adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik.
Fitur fitur Umum Organisasi
Organisasi adalah birokrasi yang memiliki fitur-fitur “struktural” tertentu. Birokrasi yaitu organisasi formal yang memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja, prosedur, dan aturan abstrak, dan pengambilan keputusan yang bersifat netral yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar kenaikan pangkat karyawan.
Karakteristik struktural semua organisasi :
1. pembagian tenaga kerja secara jelas
2. hierarki
3. prosedur dan aturan yang eksplisit
4. keputusan-keputusan yang bersifat netral
5. dasar kualifikasi teknis untuk posisi jabatan
6. efisiensi organisasi maksimum
Rutinitas Dan Proses Bisnis
Organisasi memiliki kegiatan menyerap sumberdaya , mengolah serta memproduksi. rutinitas, merupakan SOP (Standar Operating Procedures) yang biasanya terdiri dari aturan, prosedur serta praktik yang telah dikembangkan untuk memenuhi keadaan yang diharapkan. Proses bisnis, merupakan sekumpulan dari rutinitas. Dengan mengamati proses bisnis kita akan dapat melihat/memahami bagaimana bisnis dalam perusahaan bekerja.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
Prosedur standar pengoperasian, aturan-aturan, prosedur dan praktik-praktik yang seksama yang dikembangkan oleh organisasi untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi.
Politik organisasi, perbedaan-perbedaan ini menjadi persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik, persaingan, dan konflik di dalam organisasi. Hambatan politik adalah salah satu dari sekian banyak kesulitan terbesar untuk membawa perubahan organisasi, khususnya perkembangan sistem informasi yang baru.
Kultur organisasi adalah kumpulan asumsi fundamental seperti itu mengenai produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, di mana, dan untuk siapa.
Fitur fitur Khusus Organisasi
Fitur-fitur khusus organisasi meliputi struktur, sasaran, konstituensi, gaya kepemimpinan, tugas-tugas, dan lingkungan sekitar yang berbeda.
A. Tipe Organisasi
Struktur pengusaha, struktur sederhana dan dikelola oleh pengusaha yang bertindak sebagai direktur pelaksana tunggal. Contoh bisnis kecil baru.
Birokrasi mesin, birokrasi besar yang ada di lingkungan yang lambat berubah, menghasilkancommon Organisasi, semua organisasi memiliki beberapa fitur "struktural" serupa.
Birokrasi divisional, kombinasi dari bergam birokrasi mesin, masing-masing menghasilkan produk dan layanan yang berbeda, semuadikendalikan dari kantor pusat. Contohnya Perusahaan-perusahaan Fortune 500.
Birokrasi professional, organisasi berbasis pengetahuan di mana bentuk barrang-barang produksi dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan para professional. Contohnya perusahaan hukum, rumah sakitadhokrasi, organisasi ‘satuan tugas’ yang harus merespon lingkungan yang berubah dengan pesat. Misalnya perusahaan konsulatan.
B. Lingkungan
Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan bergantung pada lingkungan social dan fisik disekitarnya. Di sisi lain, organisasi bias mempengaruhi lingkungannya. Perbedaan-perbedaan lain diantara organisasi antara lain :
Sasaran utama yang hendak dicapai dan tipe kekuatan yang digunakan untuk mencapainya. Ada yang menggunakan sasaran koersif (penjara) dan sasaran praktis (bisnis). Ada juga yang menggunakan sasaran normative (universitas).
Organisasai melayani kelompok dan memiliki wilayah yang beragam, sebagian memberi keuntungan bagi anggotanya, sebagian lagi memberikan keuntungan kepada klien, pemegang saham atau publiknya.
Sifat kepemimpinan dari tiap-tiap organisasi sangat berbeda satu sama lain. Satu organisasi mungkin cenderung demokratis atau otoriter daripada lainnya.
Tugas-tugas yang dijalankan dan teknologi yang digunakan. Sebagian organisasi menjalankan tugas-tugas rutin utama yang bias dikurangi menjadi aturan-aturan formal yang memerlukan sedikit keputusan, sementara yang lainnya memiliki tugas utama nonrutin.
PERUBAHAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
(a) Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan Teknologi Informasi
Salah satu cara agar organisasi bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi digunakan yaitu melalui keputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan organisasional dari system, siapa yang akan mendesain, membangun dan memelihara infrastruktur IT organisasi. Uniot yang bertanggung jawab memelihara layanan teknologi (hardware, software, data storage, dan network) disebut departemen system informasi.
Departemen system informasi terdiri dari para ahli, seperti programmer, analis system. Pemimpin proyek, dan manajer system informasi. Programmer adalah ahli teknis terlatih yang membuat instruksi perangkata lunak pada computer. Analis system bertugas menyususn hubungan antar kelompok system informasi dan kelompok-kelompok lain dalam organisasi. Manajer system informasi adalah pemimpin dari beragam ahli pada departemen system informasi.
Selain itu ada juga Chief information officer (CIO) dan end-user. CIO tergolong manajer senior yang bertugas mengepalai fungsi system informasi di dalam perusahaan. Sedangkan end-user adalah perwakilan di luar kelompok system informasi sebagai objek sasaran pengembangan aplikasi.
(b) Bagaimana system informasi mempengaruhi organisasi
Teori ekonomi.
• IT mengganti biaya modal dan biaya informasi
• Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya modal dan tenaga kerja
• Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi.
• IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar disbanding membuat sendiri produk dan jasanya.
• Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.
• IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.
Teori Behavioral
• IT membuat organisasi lebih ramping.
• IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan biaya informasi
• memperluas distribusi informasi
• mempercepat proses pengambilan keputusan
• memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa pengawasan dan meningkatkan efisiensi manajemen
• Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat
Pada organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada pengetahuan dan kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja professional cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi lebih terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar secara luas.
Teknologi informasi mendorong jaringan task force organisasi dimana kelompok-kelompok professional bertemu baik langsung maupun melalui media elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada organisasi virtual, yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, asset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi atau lokasi fisik.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
(c) Internet dan Organisasi
Internet meningkatkan aksesbilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Internet mampu secara dramatis menekan biaya transaksi dan agensi. Bisnis secara cepat membangun kembali sebagian proses bisnis intinya melalui teknologi internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen pokok bagi infrastruktur teknologi informasi. Jika jaringan lebih dimanfaatkan secara efisien, hasilnya berupa proses bisnis lebih mudah dilakukan, karyawan yang dibutuhkan lebih sedikit, dan organisasi menjadi lebih ramping daripada waktu lalu.
MANAJER, PENGAMBILAN KEPUTUSAN, DAN SISTEM INFORMASI
Peran manajer dalam organisasi
Tanggung jawab seorang manajer meliputi pengambilan keputusan, membuat laporan, menghadiri pertemuan, mengatur perayaan-perayaan. Untuk lebih memahami fungsi-fungsi manajerial dan perannya kita bias meneliti mdel-model klasik dan kontemporer dari perilaku manajerial.
Model klasik manajemen, deskripsi tradisional dari manajemen yang berfokus pada fungsi-fungsi formal dari manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan pengendalian. Model behavioral mendeskripsikan manajemen berdasar observasi dari apa yang sesungguhnya dilakukan oleh manajer dalam pekerjaan.
Peran manajerial adalah aktivitas yang harus dijalankan manajer dalam esbuah organisasi. Dikategorikan menjadi: interpersonal, informasional, dan desicional. Peran interpersonal ditujukan untuk peran manajerial di mana manajer bertindak sebagai figure kepala dan pemimpin organisasi. Peran informasional lebih mengacu kearah peran manajerial di mana manjer menjadi pusat nadi organisasi, menerima dan menyebarkan informasi penting. Sedangkan peran desicional lebih kepada peran manajerial dimana manajer menginisiasi aktivitas, menangani kesulitan, mengalokasikan sumber-sumber, dan menegosiasikan konflik.
Manajer dan pengambilan keputusan
System informasi telah membantu manajer untuk mengkomunikasikan dan mendistribusikan informasi, namun hanya memberi bantuan terbatas untuk pengambilan keputusan manajemen.
Model pengambilan keputusan :
• model rasional, model perilaku manusia berdasarkan keyakinan bahwa orang-orang, organisasi, dan bangsa menjalankan kalkulasi pemaksimalan niali, yang seacra mendasar konsisten
• model organisasional, model-model pengambilan keputusan yang memperhitungkan karakteristik politik dan structural dari organisasi
• model birokrasi, Apa pun yang dilakukan organisasi adalah hasil dari rutinitas dan adanya proses bisnis yang terasah oleh penggunaan aktif selama bertahun-tahun
Implikasi bagi Desain dan Pemahaman Sistem Informasi
Faktor yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sebuah sistem baru:
• Lingkungan dimana organisasi harus berfungsi
• Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis
• budaya dan politik Organisasi
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
• Kelompok-kelompok utama terkait yang mempengaruhi sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan sistem tersebut
• Jenis-jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang untuk membantu sistem informasi
Karakteristik untuk diingat ketika Merancang Systems:
1. Fleksibilitas dan beberapa pilihan untuk mengevaluasi penanganan data dan informasi
2. Kemampuan untuk mendukung berbagai gaya, keterampilan, dan pengetahuan manajemen.
3. Kemampuan untuk melacak banyak alternatif dan konsekuensi
4. Kepekaan terhadap birokrasi organisasi dan persyaratan politik
SISTEM INFORMASI DAN STRATEGI BISNIS
Sistem informasi strategis, sistem komputer yang digunakan level organisasi untuk mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa, atau relasi lingkungan untuk membantu organisai meraih keunggulan kompetitif.
Keputusan strategi bisnis dari perusahaan tergantung pada:
• Produk dan jasa yang dhasilkan perusahaan
• Industri di mana perusahaan bersaing
• Pesaing, pemasok, dan pelanggan dari perusahaan
• Tujuan jangka panjang dari perusahaan
Strategi level Bisnis: Model Rantai Nilai
Strategi yang paling umum untuk level ini adalah:
1. menjadi penghasil produk dengan biaya produksi yang rendah
2. mendiferensiasikan produk dan jasa
3. mengubah lingkup persaingan baik dengan cara memperluas pasar sampai ke pasar global maupun dengan mempersempit pasar.
Model rantai nilai, model yang memberi perhatian pada aktivitas primer dan pendukung yang menambah nilai bagi produk dan jasa perusahaan di mana sistem informasi paling baik diterapkan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
Aktivitas primer yaituaktivitas yang langsung berhubungan dengan produksi dan distribusi produk perusahaan atau jasa. Sedangkan aktivitas pendukung adalah aktivitas yang memungkinkan pelaksanaan aktivitas primer. Terdiri dari infrastruktur organisasi, sumber daya manusia, teknologi, dan pengadaan.
Nilai web mengacu ke jaringan pelanggan-terkendali pada perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilainya agar secara kolektif menghasilkan produk atau jasa kepada pasar.
Produk dan Jasa Sistem Informasi
System yang menciptakan diferensiasi produk:
• Perusahaan dapat menggunakan IT untuk mengembangkan produk-produk berbeda.
• Menciptakan loyalitas merek dengan mengembangkan produk yang unik dan baru dan jasa
• Produk dan jasa tidak mudah diduplikasi oleh pesaing. Contohnya, Dell Corporation.
Sistem yang Mendukung Ceruk Pasar
Analisis intensif menggunakan data pelanggan untuk mendukung cara-cara baru menghubungi dan melayani pelanggan yang memungkinkan untuk mengembangkan ceruk pasar baru untuk produk atau jasa khusus. Contohnya, program frequent guest Hotel Wyndam
Supply Chain Management dan Sistem Respon Pelanggan Efisien
Sistem yang menghubungkan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai pemasok dan konsumen. System yang secara langsung menghubungkan kembali perilaku konsumen ke distributor, produksi, dan supply chain. Contoh: Wal-Mart menghubungkan langsung pembelian pelanggan ke pemasok hampir saat itu juga. pekerjaan pemasok adalah untuk memastikan produk yang dikirim ke toko untuk menggantikan produk yang dibeli.
IT pada level organisasi digunakan untuk menghindari beralihnya konsumen ke pemasok lain dan mengikat mereka pada perusahaan. Biaya penggantian adalah biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan atau perusahaan untuk waktu dan sumber daya yang terbuang sewaktu berganti dari satu pemasok atau ke sistem pemasok atau sistem pesaing. Contohnya, Baxter International.
Strategi level-perusahaan dan Teknologi Informasi
Memperluas kompetensi inti, kegiatan di mana perusahaan unggul sebagai pemimpin kelas dunia. Sistem informasi mendorong berbagi pengetahuan di seluruh unit bisnis dan karenanya perusahaan meningkatkan kompetensi.
Strategi level-industri dan Sistem Informasi: kekuatan-kekuatan kompetitif dan perekonomian jaringan. Perusahaan beroperasi di lingkungan lebih besar yang terdiri dari perusahaan lain, pemerintah, dan bangsa. Kemitraan informasi, aliansi kerjasama yang dilakukan oleh dua atau lebih perusahaan yang bertujuan berbagi informasi untuk memperoleh keuntungan strategis. Membantu perusahaan mendapatkan akses ke pelanggan baru, menciptakan peluang-peluang baru untuk cross-selling dan penargetan produk.
Model lima kekuatan Porter
Dalam lingkungan yang lebih besar, terdapat lima kekuatan utama atau ancaman:
• Pasar baru pendatang
• Produk dan jasa pengganti
• Pemasok
• Pelanggan
• Perusahaan lain yang bersaing secara langsung
Model kekuatan kompetitif, model yang digunakna untuk menjelaskan interaksi dari pengaruh-pengaruh eksternal, ancaman-ancaman khusus dan peluang-peluang, yang mempengaruhi strategi dan kemampuan organisasi dalam bersaing. Teknologi internet telah mempengaruhi struktur industri dengan
• Memberikan teknologi yang mempermudah para pesaing untuk berkompetisi dalam hal harga dan para pemain baru pada pasar.
• Meingkatkan informasi yang tersedia bagi pelanggan dalm hal harga sehingga meningkatkan bargaining powernya.
• Menurunkan kekuatan pemasok
• Barang-barang substitusi
Ekosistem bisnis
IT memainkan peran yang kuat dalam menciptakan bentuk-bentuk baru produk ekosistem bisnis. Ekosistem bisnis adalah jaringan pemasok, distributor, perusahaan outsourcing, perusahaan jasa transportasi, dan teknologi manufaktur yang saling berkaitan. Sebagai contoh, Microsoft: 1 milyar PC di seluruh dunia dan ratusan ribu bisnis bergantung pada platform Microsoft. EBay: Jutaan orang dan ribuan perusahaan bisnis menggunakan platform ini. Wal-Mart: Enterprise sistem yang digunakan oleh pemasok untuk meningkatkan efisiensi
Jaringan Ekonomi
Produk dan layanan IT menunjukkan efek jaringan yang kuat dan berpotensi menciptakan situasi "winner take all". Jaringan menyebabkan biaya yang dikeluarkan untuk menambah partisipan lainnya nol atau sedikit, sebaliknya keuntungan yang diperoleh bisa semakin besar. Bertentangan dengan hukum penurunan laba pada produk industri dan pertanian. Contohnya, Nilai dari Internet tumbuh secara eksponensial dengan kenaikan linier pengguna. Karena perangkat lunak tertentu dapat menjadi standar (seperti sistem operasi Windows atau Windows Office), orang bisa terkunci ke dalam standar dan nilai Windows tumbuh karena semakin banyak orang yang menggunakannya.
Strategi yang bagus, menggunakan IT untuk membangun produk dan jasa yang menyebabkan efek jaringan. Peluang manajemen, Perusahaan menghadapi perkembangan IT berbasis peluang untuk mendapatkan keunggulan strategis.
Tantangan Manajemen
• Beberapa perusahaan menghadapi rintangan besar dalam menerapkan sistem kontemporer.
• Setelah keuntungan tercapai, ada kesulitan dalam mempertahankan keunggulan.
• Organisasi sering tidak dapat berubah untuk mengakomodasi teknologi baru dengan cukup cepat
Pedoman Penyelesaian melakukan analisis sistem strategis
• Memahami struktur dan dinamika persaingan industri dimana perusahaan beroperasi.
• Memahami rantai nilai bisnis, perusahaan, dan industri
• Mempertimbangkan bagaimana perusahaan dapat mengelola "peralihan strategis" sebagai usaha untuk menerapkan sistem yang memberikan keunggulan kompetitif.
Sistem Organisasi
1111
NovemberNovember
Organisasi sebagai sebuah sistem
Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain - lain. Tujuan disini dapat di definisikan sebagai output, dan untuk menjadi output di perlukan input. Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang, informasi dan lain - lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di perlukan banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi struktural yang ada sebagai contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan lain -lain. Proses berjalan sampai menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama berjalan. Diharapkan data dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap fungsi departemen dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja sama dapat kita namakan dengan istilah business process. Business process akan berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.
Organisasi bukan sekedar shared vision, strategy, structure, system, style, staff and skills. Organisasi bisa dilihat sebagai sistem sosial, ini cara paling pas melihat organisasi dari perspektif lebih lebar. Inilah cara menterjemahkan "patterns" dan "events". Pada masa lalu, kita melihat organisasi hanya fokus pada bagian-bagian tertentu. Bila sebuah departemen bekerja bagus sendiri dan tak terkoneksi dengan departemen lainnya, akibatnya organisasi akan menderita.
Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam organisasi, khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat dan daerah, mandor dan buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli pada apa yang bekerja di dalam organisasi dan feedback. Jadi, bila ada persoalan dalam organisasi, manajer tidak serta merta fokus pada persoalan yang dilaporkan, melainkan melihat pola keterkaitan yang lebih besar. Manajer lebih fokus pada hasil yang ingin dicapai organisasi. Caranya, manajer lebih fokus pada struktur yang bisa menciptakan perilaku yang mempengaruhi tindakan -- dibandingkan reaktif pada tindakan-tindakan yang selalu berulang sejak masa lalu.
Ø Teori Sistem dan Berfikir Sistem
Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks adalah teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem. Salah satu alat bantu analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir sistem adalah sebuah cara membantu seseorang melihat dunia -- termasuk organisasi -- dari perspektif yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan dibandingkan melihat tindakan secara khusus. Cara pandang yang luas membantu menemukenali isu-isu yang mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.
Ø Karakter Sistem
Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan struktur bukan penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku yang bermacam-macam, dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan. Kerapkali, kita hanya melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah tindakan-tindakan yang reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar.
Seringkali di dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah sistem dan hanya merespon bagian-bagian di dalam sistem atau memilah bagian-bagian dari sebuah topik. Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang sebuah gajah, maka Anda tak mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil.
Sistem memiliki batas maksimum. Bila kita mencoba menciptakan sistem yang lebih besar, maka sistem itu akan memecah diri untuk mencapai kestabilan baru. Terlalu sering di dalam organisasi, kita selalu mencoba tumbuh dan membesar -- sampai batas sistemnya. Pada titik ini, kita lagi-lagi hanya melihat tindakan, bukan perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya. Jadi kita hanya berfikir jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru.
Ciri sistem yang lain yaitu sistem cenderung mencari keseimbangan di lingkungannya. Sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya, cenderung cepat mencapai batasnya seperti feedback dari client atau pelanggan.
Relasi sirkular hidup antara keseluruhan sistem dan bagian-bagiannya. Coba perhatikan sebuah organisasi biasanya selalu mengalami problem yang sama dan terus berulang. Problem senantiasa melingkar di dalam organisasi. Dan pada gilirannya, anggota organisasi bisa menemu-kenali pola berulang tapi tidak bisa menemukan si siklusnya sendiri. Bila kita bisa menemukan siklus dan sirkularnya, kita bisa melakukan intervensi yang sistemik.
ORGANISASI SEBAGAI SISTEM SOSIAL
Seperti telah dibahas sebelumnya, bahwa pengertian organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Sedangkan pengertian dari sosial adalah manusia yang berkaitan dengan masyarakat dan para anggotanya(dikutip dari W3dictionary). Dengan demikian system sosial merupakan orang-orang dalam masyarakat dianggap sebagai sistem yang disusun oleh karakteristik dari suatu pola hubungan dimana sistem tersebut bekerja untuk mewujudkan keinginannya. Beberapa hal yang menggambarkan organisasi sebagai system social antara lain dengan adanya organisasi social dan organisasi social.
Perilaku organisasi adalah telaah dan penerapan pengetahuan tentang bagaimana orang bertindak di dalam organisasi. Dengan demikian dalam kaitannya dengan organisasi sebagai sistem sosial maka kajian perilaku organisasi mencakup berbagai aspek seperti : publik, bisnis, sosial dll. Sebagai contoh PSSI (Persatuan Sepakbola Seluruh Indonesia) sebagai organisasi yang bergerak dibidang olahraga sepakbola tidak hanya terpaku pada satu aspek kajian yaitu sepakbola. Bidang – bidang lain juga harus dikaji untuk memajukan organisasi dan mencapai tujuannya memajukan sepakbola Indonesia. Aspek yang dikaji antara lain aspek bisnis, publik dll. Mungkin anda bertanya,”Apa kaitan sepakbola dengan bisnis?”. Pada Zaman sekarang ini olahraga khususnya sepakbola memiliki kaitan dengan aspek bisnis contohnya hak siar televise, iklan sponsor yang dapat menghasilkan income. Kemudian apa hubungannya dengan social? Dalam aspek bisnis, masyarakat merupakan pasar. Sedangkan dalam bidang olahraga masyarakat adalah factor pendukung dimana masyarakat itu sendiri adalah bagian dari social.
Berdasarkan contoh di atas, kita tahu bahwa hampir semua pekerjaan dilakukan dalam lingkup sosial. Begitupula dengan organisasi, organisasi akan berjalan dengan baik jika diaturr dengan sistem yang baik sehingga cakupan sosial didalamnya dapat bekerja sesuai pakem yang telah diatur dalam suatu sistem. Cakupan social yang dimaksud adalah pekerjaan, komunikasi serta koordinasi yang dilakukan dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.
Faktor faktor Organisasi antara lain(menurut John Willey)
Manusia
Teknologi yang digunakan
Tugas/ kerja
Budaya organisasi
Manusia merupakan salah satu factor penting dalam organisasi. Manusia itu sendiri merupakan makhluk social. Dan dalam organisasi manusia bekerja tidak sendiri, maka manusia melakukan komunikasi serta koordinasi dalam bekerja. Dengan demikian aspek social tidak dapat dipisahkan dari organisasi. Dan dapat dikatakan juda bahwa Sistem social itu juga merupakan organisasi dan sebaliknya.
